Выбор системы электронного документооборота
В нашей компании большое количество времени уходит на работу с бумажными документами. Поток документов объёмный. Объёмным видом документов являются внутренние документы. Мысль автоматизировать документооборот и сократить число бумажных документов возникла давно и периодически эта проблема всплывала на встречах, всякий раз, если появлялась очередная ситуация с тем, что какой-то документ оказался не исполнен. Привычка работать с документами на бумаге тормозила запуск системы документооборота. Аргументы в защиту покупки системы управления электронным документооборотом не были действенными. Ни сокращение расходов на картриджи, затрат на ремонт орг.техники, ни сокращение сроков обработки документов не действовали на руководство в том, что расходы на применение системы документооборота оправдаются, и что программа управления электронными документами существенно улучшит исполнение документов в компании. Поэтому способами поддержки документооборота в комании являлись Word и Outlook.Обзор рынка решений для автоматизации управления электронными документами, позволило сделать заключение, что покупка и ввод в эксплуатацию программы документооборота выйдет примерно в миллион рублей. Именно стоимость приобретения системы управления электронным документооборотом для руководства была критичной.
Мы изучили много разных программ управления электронным документооборотом. Каждая демонстрация системы документооборота убеждала, что программа документооборота потребует настройки под особенности компании. Мы сделали вывод, что предлагаемые решения требуют доработок, а это дополнительные расходы. В изученных решениях для автоматизации управления электронными документами подсистемы настройки оказались особенно неудобными и самостоятельно адаптировать программу управления электронными документами мы не сможем. Поэтому необходимо использование специалистов, а это не быстро и затратно.
Мы начали изучение и сбор требований к системе документооборота. Провалить проект ввода в эксплуатацию решения для документооборота было недопустимо. Нам требовалось приобрести недорогую систему для автоматизации документооборота с удобной и лёгкой настройкой. Система управления электронным документооборотом должна поддерживать распространённый язык разработки и что важно, содержать простой интерфейс. Нам требовалось, чтобы система документооборота использовала конструктор шаблонов документов и форм, и имела настроенные для непосредственного использования формы, шаблоны.
Внедрение системы документооборота решили проводить поэтапно, а начать внедрение программы управления электронными документами планировалось с модуля управления внутренними документами. Этот процесс можно полностью перевести в электронный вид и разом уйти от большого объёма бумажных документов. Нам хотелось на первом шаге максимально облегчить взаимодействие сотрудников с системой электронного документооборота. Когда система документооборота начнёт работать, постепенно подключить дополнительные сложные модули.
Мы протестировали систему документооборота ESCOM.BPM. Её достоинства низкая стоимость, наличие готовых решений документооборота и удобной утилиты визуальной программирования. Принципиальным моментом являлось, то, что программа документооборота. ESCOM.BPM использует известный язык разработки PHP. Его изучают в институтах. Поиск разработчика со знанием PHP не представляет сложности.
Нам запомнились в ESCOM.BPM визуальные графические в стиле Windows XP. Интерфейсы легко адаптируемые. Программа электронного документооборотаESCOM.BPM оставила приятное мнение. Для принятия вывода о приобретении системы управления электронным документооборотом мы запросили представителей компании ООО «Максфилл» познакомить нас с существующими внедрениями программы документооборота ESCOM.BPM. В ближайшее время была проведена презентация в компаний, где система документооборота ESCOM.BPM функционирует много времени. В ходе презентации детально рассказали о проекте внедрения процессов управления электронными документами, показано, как применяется программа управления электронными документами на практике. Далее специалисты ИТ департамента компании поведали о том как организована поддержка эксплуатации программы управления электронным документооборотом и как они применяют возможности системы ESCOM.BPM по её адаптации.
Программа документооборота ESCOM.BPM поставляется в нескольких конфигурациях, ориентированных на автоматизацию потоков документов в на предприятиях различных сфер деятельности. Для использования в офисе мы приобрели версию «Стандарт». Установку программы документооборота стали выполнять собственными силами. Приняли решение освоить учебный курс «Администрирование». Это занятие обеспечило нам хорошо разобраться в работе системы управления электронным документооборотом и составить план внедрения системы управления электронным документооборотом.
С помощью визуальной среды разработки мы сконфигурировали имеющийся в системе ESCOM.BPM процесс работы с внутренними документами, заметно его облегчив. Система управления электронными документами формирует регистрационный номер cлужебным запискам. Служебная записка автоматически направляется на утверждение. После вынесения решения служебная записка отправляется на исполнение. Если служебную записку нужно согласовать, то инициатор инициирует в системе документооборота процедуру согласования документа. Согласование в электронном виде серьёзно сокращает время процедуры, так как не нужно бегать по этажам – сотрудник получает документ мгновенно на свой ноутбук. Контроль исполнения резолюций стал намного эффективнее. Программа управления электронными документами контролирует сроки контроля документов, отмечая не выполненные в срок поручения и отправляя напоминания сотрудникам. У каждого документа есть состояние, и конкретный исполнитель.
Программа управления электронным документооборотом ESCOM.BPM включает конфигурируемые журналы, позволяющие просматривать и группировать документы по любому атрибуту.
Теперь мы планируем заняться автоматизацией других процессов документооборота. Это входящая документация, и возможно протоколы совещаний. В перспективе запуск процессов работы с договорами.
Весомую помощь во вводе в эксплуатацию системы документооборота нам оказывают консультанты службы технической помощи программы документооборота ESCOM.BPM. К слову, стоимость тех. поддержки входит в стоимость программы управления электронным документооборотом, а обновления системы ESCOM.BPM не требуют дополнительной оплаты.
Подбор решения для автоматизации управления электронными документами был не простым, но по нашему мнению мы сделали верный выбор, купив систему документооборота ESCOM.BPM
