Офисный переезд для большинства сотрудников становятся настоящими кошмарами, поскольку требуют качественной организации решения множества вопросов. Если к решению этой задачи подходить безответственно, то это грозит хаосом. Все предметы будут упаковываться в коробки хаотичным образом, оргтехника, компьютеры и мебель могут быть повреждены на этапе погрузки. Кроме того, все будут нервничать и переживать, чтобы ничего не оставить и всё правильно сделать. Для тех, кто участвовал или наблюдал за подобным, переезд воспринимается примерно на уровне конца света.
Основные нюансы переездов
Согласно известной поговорке, один переезд аналогичен двум пожарам. И в этом есть доля правды. Большинство тех людей, которые ни разу не сталкивались с решением подобных задач, просто растеряются и не смогут понять за что браться. В результате настоящая стрессовая ситуация и масса неудобств гарантированы.
Наличие опыта квартирных переездов не может сравниться с тем объёмом задач, которые возникают в случае перемещения офиса на новое место. Это связано с тем, что в первом случае есть много времени на сборы, упаковку и транспортировку. Во втором варианте сроки сжатые, требуется слаженность действий и сортировка груза. Поэтому важно директору ставить перед сотрудниками чёткие задания.
Главной трудностью офисных переездов является накопление множества документов, которые зачастую отсортировать даже в медленном темпе может быть проблематичным. Устоявшаяся обстановка и размеренная работа в офисе становится причиной завала бумажной работой. Особенно в период переездов задачи усложняются возможными посещениями клиентов, которые решили не предупреждать о своём визите.
Офисная жизнь претерпевает небольшой кризис в базовых устоях, которые ломаются. Новое место в большинстве случаев означает частичную потерю клиентов. Поэтому нужно заблаговременно их предупредить, чтобы они знали, где будет располагаться новый офис.
Планирование переезда
Главное в переездах – это планирование. После появления первых идей о смене офисного помещения нужно постепенно готовиться к переезду. На первых порах нужно избавиться от ненужной документации и правильно отсортировать данные в архиве. На эти действия уйдёт много времени, не менее недели точно. Поэтому перевозку оборудования и мебели рекомендуется планировать на пятницу или субботу.
Два выходных можно полностью посвятить транспортировке и освоению нового офиса, а также расстановке документации и оргтехники. Поток клиентов в выходные будет минимальным, что как раз на руку для приведения дел в порядок.
Кроме того, потребуется чётко разграничить сроки всех мероприятий, чтобы уложиться в сроки аренды и не создавать суматохи. Также нужен чёткий ответ на вопрос о том, стоит ли привлекать специализированные компании для переезда. Ответ зависит от количества сотрудников в штате, их опыта, количества перевозимых предметов, а также организованности. Мелкие компании смогут переехать самостоятельно, чего нельзя сказать про крупные корпоративные офисы. Во втором случае каждый сотрудник должен будет упаковать важные вещи и нести за них ответственность, директор выступает в роли руководителя и организатора. До момента приезда бригады мувинговой компании все предметы и документы должны быть тщательно отсортированы и запакованы.
Мувинговая компания – незаменимый помощник при офисных переездах
Такие компании оказывают услуги переездов офисов и компаний. После регистрации заявки опытный оценщик выезжает на место и определяет объёмы груза, его характеристики и рассчитывает сроки выполнения. Одновременно с этим он сможет дать советы по упаковке мебели, оргтехники и документации. После этого согласует действия с директором, отправится в новый офис и даст финальные рекомендации. Когда на счёт поступит оплата услуг, сотрудники мувинговой компании приступят к выполнению поставленных задач.
Особенностью таких компаний является наличие опытных грузчиков и огромного автопарка, также работа без выходных. То есть перевезти офис можно даже в выходной день ночью, что удобно. Грамотные специалисты по организационным вопросам смогут также выполнить расстановку мебели с учётом пожелания сотрудников.
Среди преимуществ ночного переезда можно выделить:
- Возможность проезда по городу большегрузного транспорта.
- Не создаются неудобства для других компаний и жильцов ближайших домов.
- Внутри здания можно непрерывно использовать лифт.
- Не теряется рабочее время, так как сотрудники покидают один офис, а приходят в новый, где уже практически всё готово для работы.
- Трасса свободна от машин, поэтому сроки доставки будут минимальными.
При этом не стоит забывать, что каждая машина должна ехать с сопроводительными документами и офисным сотрудником.
Заключение договора
Сотрудничество офиса и мувинговой компании осуществляется на базе заключаемого договора. Он является гарантией сохранности всех вещей и их целостности. Поэтому клиенты должны составить наиболее исчерпывающий список предметов, чтобы в случае нестандартных ситуаций была возможность вернуть часть средств за повреждения.
Как правильно упаковывать технику?
Каждый сотрудник должен упаковать технику в картонную коробку, проложив её пористыми материалами, чтобы исключить повреждения. Снаружи обязательно нужно делать подписи, чтобы было понятно, какое содержимое внутри. Архив и документы должны быть пронумерованы особым образом, чтобы в новом офисе их можно было уложить в нужном порядке.
Если окажется, что предметы или технику можно разобрать, то в целях экономии пространства лучше это сделать. Детали следует также пометить особым образом, чтобы они не потерялись. Если есть хрупкие предметы, например, посуда, то её стоит грузить в последнюю очередь, чтобы она не разбилась.
Как выбрать транспорт?
Для большинства мелких и средних офисов достаточно одной или нескольких «Газелей» либо одного ЗИЛа «Бычок». Мувинговая компания самостоятельно подбирает авто в зависимости от объёма и веса упакованных предметов.
Источник: https://24movers.ru/
