Сотрудничество с самозанятыми стало для многих компаний нормой. Это позволяет гибко привлекать исполнителей под конкретные задачи и оптимизировать расходы. Но для бухгалтерии эта гибкость часто превращается в рутину и источник постоянного напряжения. Ручные расчеты с десятками внештатных исполнителей отнимают время, увеличивают риск ошибок и требуют постоянного контроля.
К счастью, современные технологии предлагают элегантный выход — автоматизацию. Давайте разберем, какие проблемы она решает.
Ручной режим: головная боль бухгалтера
Если в компании работает хотя бы 5-10 самозанятых, бухгалтер ежемесячно сталкивается с одним и тем же циклом задач:
Проверка статуса. Перед каждой выплатой нужно зайти на сайт ФНС, ввести ИНН каждого исполнителя и убедиться, что он все еще является плательщиком НПД. Если этого не сделать, компания рискует попасть на доначисление НДФЛ и страховых взносов.
Формирование платежек. Необходимо вручную создать платежное поручение на каждого исполнителя, внимательно вбив реквизиты, сумму и назначение платежа. При большом количестве исполнителей это превращается в монотонную и длительную процедуру.
Сбор и проверка чеков. Пожалуй, самый трудоемкий этап. Нужно напомнить каждому исполнителю прислать чек, затем проверить в нем все реквизиты (ИНН, наименование услуги, сумму) и сохранить его для отчетности. Без чека налоговая не примет расходы к учету.
Риск человеческой ошибки. Вся эта ручная работа — прямой путь к ошибкам. Можно забыть проверить статус, перепутать сумму в платежке или потерять чек. Цена такой ошибки — штрафы и пени от ФНС.
Автоматизация: как это работает и что она дает?
Специализированные платформы по работе с самозанятыми берут на себя всю рутину, связанную с расчетами, и превращают сложный процесс в несколько кликов.
Автоматическая проверка статуса. Платформа сама проверяет статус каждого исполнителя в базе ФНС перед тем, как отправить ему деньги. Если исполнитель снялся с учета, система просто не проведет платеж и уведомит вас об этом. Риск выплаты «не тому» исключен.
Массовые выплаты. Вместо десятков отдельных платежек бухгалтер формирует единый реестр на оплату. Достаточно загрузить файл с ИНН и суммами, и платформа сама распределит деньги по исполнителям. Это экономит до 90% времени на проведении платежей.
Автоматический сбор чеков. После успешной выплаты система автоматически запрашивает у самозанятого чек и прикрепляет его к платежу в личном кабинете. Больше не нужно писать и звонить исполнителям с напоминаниями.
Интеграция с учетными системами. Современные платформы легко интегрируются с бухгалтерскими программами. Например, можно настроить бесшовные расчеты с самозанятыми в 1С, где все данные о выплатах и закрывающие документы будут автоматически загружаться в вашу учетную систему. Это избавляет от двойного ввода данных и сводит к минимуму вероятность ошибок.
В итоге, автоматизация расчетов с самозанятыми — это не роскошь, а необходимость для современного бизнеса, который ценит время своих сотрудников и финансовую безопасность. Она не просто избавляет бухгалтера от рутинных задач, но и полностью исключает риски, связанные с человеческим фактором. Это позволяет бухгалтерии сместить фокус с операционной работы на более важные стратегические задачи, принося компании больше пользы.
